Les responsables des ressources humaines sont confrontés à de nombreux défis au quotidien, tels que :
- Recrutement et gestion du personnel: Trouver les bons talents et gérer efficacement les employés peut être difficile pour les responsables des ressources humaines.
- Gestion de la paie et des avantages sociaux: La gestion des salaires, des congés et des avantages sociaux peut être complexe et chronophage pour les responsables des ressources humaines.
- Conformité réglementaire: Les responsables des ressources humaines doivent s'assurer que l'entreprise respecte les lois et les règlements relatifs à l'emploi, à la santé et à la sécurité au travail.
- Communication et relations avec les employés: Ils doivent être en mesure de communiquer efficacement avec les employés, de résoudre les conflits et de maintenir une atmosphère positive dans l'équipe.
L'investissement dans un logiciel de gestion des salaires permettra de soutenir votre équipe RH en lui offrant un gain de temps considérable dans les tâches administratives et chronophages.
Mais quels sont les critères à prendre en considération dans votre choix de logiciel ? Quelles fonctionnalités sont essentielles pour votre activité ? En prenant en comptes les critères décrits ci-dessous, vous pourrez choisir un logiciel de gestion des salaires qui répondra à vos besoins actuels et futurs et qui vous aidera à améliorer votre processus de paie.
1/ Conformité avec la réglementation Suisse
Privilégier un logiciel salaire Suisse afin de répondre aux exigences fiscales nationales. Votre futur logiciel de gestion doit prendre en compte une transmission dématérialisée des informations des données salariés vers les diverses institutions : AVS, Assureurs, Suva, Administration fiscale... Ainsi que les mises à jour administratives des différents organismes.
2/ Sécurité des données
Les entreprises doivent veiller à ce que les données sensibles, telles que les informations sur les salaires et les avantages sociaux, soient protégées contre les accès non autorisés, les pertes et les violations de la vie privée.
Pour garantir la sécurité de vos données, vous devez vérifier en amont si le logiciel de gestion des salaires que vous envisagez de choisir propose les caractéristiques suivantes :
- Cryptage des données: Les données doivent être cryptées pour protéger les informations sensibles pendant le stockage et le transfert.
- Contrôle d'accès: Les utilisateurs doivent être autorisés à accéder aux informations uniquement si nécessaires, en fonction de leur rôle dans l'entreprise.
- Sauvegarde des données: Les données doivent être sauvegardées régulièrement pour éviter les pertes en cas de défaillance technique. Ainsi, il vous faut connaître le type de stockage. Interne, externe, datacenter, ... ?
- Examens réguliers de la sécurité: Les mesures de sécurité doivent être régulièrement examinées pour détecter et corriger les vulnérabilités potentielles.
3/ Assistance et support administratif / technique
La disponibilité et l'expertise du support est à évaluer. En général, l'assistance technique doit permettre aux utilisateurs de bénéficier d'une expérience de logiciel fluide, en leur fournissant une aide rapide et efficace pour résoudre tout problème qui peut survenir.
Mais, dès lors qu'il s'agit de données salariales, il est important de prendre en considération l'expertise RH du support. Pour toute question relative à l'utilisation du logiciel, une assistance administrative peut-être un plus à prendre en considération dans votre choix.
Néanmoins, si la problématique est relative à la réglementation Suisse, il est toujours recommandé de consulter un expert en droit du travail ou un conseiller juridique pour obtenir des conseils spécifiques sur la situation de votre entreprise.
4/ Nombre de fonctionnalités comprises dans l'offre
- Fiches salariés et entreprise.
- Calculs et décomptes salaires.
- Gestion des coefficients, allocations, annuités.
- Fonctionnalité de timbrage.
- Annuaire des banques Suisse.
- Reporting.
- Et parfois bien plus.
Le plus important, dans votre prise de décisions, est de commencer par une évaluation des besoins réels. Plus le nombre de fonctionnalités est important, plus le prix sera important.💡 Le trop n'est il pas l'ennemie du bien ?
5/ Facilité d'utilisation
Est-il "User Friendly" ? Tel est la question. De nombreux employeurs accordent une grande importance à l'interface utilisateur. Pourtant, l'importance est d'évaluer la convivialité et la simplicité de mise en place plutôt que d'avoir une mise en page "poudre aux yeux".
Les utilisateurs doivent être en mesure de naviguer facilement dans le logiciel salaire et trouver les informations qu'ils recherchent rapidement (et sans effort). La mise à disposition de rapports clairs et personnalisables qui répondent à leurs besoins spécifiques doit pouvoir être générés.
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