Ah, la fameuse pièce jointe attachée farouchement à son email ! C'est un peu comme si vous disiez "Cher destinataire, voici mon email, et en plus, j'ai attaché un petit quelque chose qui vous sera utile" 💌 Cela peut être un document Word, une présentation PowerPoint, une image ou même une vidéo.
Cependant, attention à bien vérifier votre envoi. Ce document peut parfois comporter des risques innatendu pour son destinataire. Vous pensez simplement "joindre" un élément complémentaire ou essentiel. Mais cette action peut avoir de lourdes conséquenses.
En résumé, un fichier joint dans un email professionnel, est une petite valise 💼 , qui contient quelque chose d'important que vous souhaitez partager avec votre destinataire. Et comme toute valise, mieux vaut la vérifier avant de partir !
📝 Les bases du transfert de fichiers par email
Il existe quelques régles simples à suivre lors de l'envoi une pièce jointes.
Tout d'abord, assurez-vous que le fichier est bien celui que vous voulez envoyer et qu'il est dans le bon format. Si le destinataire ne dispose pas du logiciel approprié pour ouvrir le fichier partagé, cela peut entraîner des difficultés d'accès et de visualisation du contenu.
Ensuite, n'envoyez pas de fichiers trop volumineux. Les fichiers volumineux peuvent causer des problèmes lors du partage par e-mail, car ils peuvent surcharger la boîte de réception du destinataire ou même être bloqués par les filtres anti-spam. Microsoft Outlook ne permet pas l'envoi d'une pièce jointe de plus de 20 Mo ou plusieurs pièces jointes dont les tailles cumulées dépassent 20 Mo.
Enfin, il est facile de se tromper en sélectionnant le mauvais fichier ou en envoyant un fichier à la mauvaise personne. Cela peut entraîner une fuite de données ou une mauvaise utilisation des informations partagées. Par conséquent, assurez-vous de vérifier à deux fois avant l'envoi.
Et si votre espace de stockage Outlook était saturé ? Oui, à cause d'une boite mail pleine il peut être impossible d'insérer une pièce jointe dans un nouvel email.
Ces conseils semblent "basique", néanmois, il est courant de recevoir des demandes d'assistance du type "Impossible d'envoyer un fichier joint avec depuis mon Outlook".
Ne vous fiez pas à son air innocent
A quels risques sommes nous confrontés lors d'un partage de fichier par mail ?
- Sécurité du réseau : En limitant la taille des pièces jointes, Microsoft s'assure une sécurité supplémentaire. Un grand volume peut entraîner une surcharger les systèmes et la mémoire et entraîner des pannes.
- Sécurité des données : Si le fichier contient des informations sensibles, confidentielles ou personnelles, il est important de veiller à sa sécurité. Il existe un risque que ces données tombent entre de mauvaises mains si le fichier est envoyé sans mesures de sécurité appropriées.
- Piratage informatique : Des attaquants peuvent se faire passer pour des expéditeurs légitimes et envoyer des fichiers malveillants ou des liens dangereux qui contiennent des virus ou des logiciels malveillants qui peuvent infecter l'ordinateur du destinataire.
Comment partager des documents confidentiels par emails en toute sécurité ?
Si vous devez absolument partager des fichiers confidentiels par e-mail, voici quelques conseils pour vous aider à le faire en toute sécurité :
- Chiffrez vos fichiers : Avant de les joindre à votre e-mail, chiffrez les fichiers à l'aide d'un logiciel de chiffrement de fichiers. Cela garantira que seules les personnes autorisées pourront accéder aux fichiers et protégera contre les interceptions de tiers malveillants.
- Utilisez un mot de passe sécurisé : Pour accéder aux fichiers que vous avez chiffrés, vous pouvez ajouter un mot de passe. Assurez-vous que le mot de passe est robuste, avec une combinaison de lettres, de chiffres et de caractères spéciaux. Partagez le mot de passe uniquement avec les destinataires autorisés via un moyen différent de l'e-mail, tel que par téléphone ou en personne.
- Choisir un service de messagerie sécurisé : Vous pouvez utiliser un service de messagerie qui utilise le chiffrement pour protéger vos e-mails. Microsoft Outlook offrent des options pour chiffrer vos e-mails.
- Limitez les destinataires : Évitez de partager des fichiers confidentiels avec un grand nombre de personnes. Plus il y a de destinataires, plus il y a de risques que les fichiers tombent entre de mauvaises mains ✋ Limitez les destinataires aux seules personnes qui ont besoin d'accéder aux fichiers.
En suivant ces conseils, vous pouvez partager des fichiers confidentiels par e-mail en toute sécurité. Cependant, il est toujours recommandé d'utiliser un service de stockage en ligne sécurisé pour partager des fichiers sensibles chaque fois que cela est possible.