Partage et collaboration | Teams vs OneDrive vs SharePoint

• Caractéristiques : Microsoft Teams est une plateforme de communication et de collaboration qui permet aux utilisateurs de partager des informations 🔑 en temps réel via des chats, des appels audio et vidéo, et des réunions virtuelles. Il permet également la gestion des tâches et des projets, le partage de fichiers et la collaboration en simultanée sur des documents partagés.
• Meilleures pratiques : Via la création d'équipes et de canaux associés, Teams offre la possibilité d'intégrer de nombreuses applications afin de facilité la collaborations de vos collaborateurs.
• Exemple d'utilisation : Une équipe de gestion de projet utilise Teams pour gérer plusieurs projets à la fois. Ils créent des canaux pour chaque projet et utilisent des tableaux de bord tiers pour suivre l'avancement de chaque projet. Ils organisent également des réunions hebdomadaires pour discuter de l'avancement global de tous les projets et ajuster les plans si nécessaire.

• Caractéristiques : OneDrive est un service de stockage Cloud ☁️ qui permet à son propriétaire de stocker, de partager et d'accéder à ses fichiers à partir de n'importe quel appareil connecté à Internet.
• Meilleures pratiques : Pour utiliser OneDrive de manière efficace, il est important de créer une structure de dossiers logique pour faciliter votre navigation et la recherche de vos documents. Il est également recommandé de bien définir des autorisations d'accès pour les fichiers partagés et de surveiller l'utilisation de l'espace de stockage pour éviter de dépasser sa limite (1 To par utilisateur et une taille de fichier jusqu’à 100 Go).
• Exemple d'utilisation : Une resposnable d'équipe marketing utilise OneDrive pour stocker ses fichiers marketing tels que des images, des vidéos, des brochures, des fiches techniques, des présentations, etc. Les membres de son équipe et partenaires externes peuvent accéder à certains fichiers autorisés.

• Caractéristiques : La plateforme Microsoft SharePoint permet aux utilisateurs de créer, de stocker et de partager des documents au sein d'une organisation. Il est souvent utilisé pour la gestion de projets, la cération de documents collaboratifs et des workflows.
• Meilleures pratiques : Grâce à SharePoint, vous gérez vos workflows et automatiser les processus ainsi que l'efficacité opértionnelle des différents projets.
• Exemple d'utilisation : Une responsable du développement gérer les informations et les documents liés aux projets de développement en cours. En créant une bibliothèque de fichiers spécifique, les membres de l'entreprise peuvent accéder aux informations et aux documents et collaborer en temps réel sur les documents à l'aide des fonctionnalités de coédition en temps réel de SharePoint.

La gestion de projet efficace est essentielle pour la réussite de tout projet au sein d'une organisation. En utilisant ces outils, les entreprises peuvent créer une plate-forme de collaboration efficace qui permettra à leur équipe de travailler ensemble de manière transparente, de suivre les progrès du projet et d'atteindre leurs objectifs dans les délais impartis.

Voici quelques étapes pour orchestrer une gestion de projet efficace avec Teams, OneDrive, et SharePoint :

1. Définir les objectifs et créer une équipe de projet.
   Avant de commencer à travailler sur un projet, il est essentiel de définir les objectifs, les livrables et les délais du projet. Par la suite, créez une équipe dans Teams. Celle-ci permettra aux membres de l'équipe de communiquer facilement, d'échanger des idées et de collaborer en temps réel.
2. Centralisez les documents dans un espace sécurisé.
   Pour stocker et partager des documents : Utilisez OneDrive pour stocker et partager des documents de projet. Les membres de l'équipe peuvent collaborer sur les mêmes documents en temps réel, ce qui permet d'éviter les erreurs causées par la confusion des versions.
3. Configurer des tâches et des listes de contrôle.
   Créez des tâches et des listes de contrôle dans SharePoint pour organiser et suivre les progrès du projet. Ainsi, les membres de l'équipe Teams peuvent s'attribuer des tâches et surveiller la progression du projet. 
   💡 Orchestrez les différentes tâches avec les applications "Lists", "OneNote" et/ou "Tasks". Enfin de garder un oeil sur l'avancé du projet, n'oubliez pas "Approbations" pour centraliser la validation des diverses actions.
4. Utiliser les fonctionnalités de communication à votre disposition.
   Avec Teams, les chats, les appels vidéo et les réunions en ligne, sont les outils essentiels pour rester en contact avec les membres de l'équipe et organiser des réunions de suivi.
5. Assurer une gestion efficace des autorisations.
   Via OneDrive et SharePoint, contrôlez qui peut accéder aux documents et aux informations sensibles du projet.
6. Présentation du projet aux collaborateurs et clients.
   Création d'une présentation dynamique en ligne via un rendez-vous visio Teams.
    

En utilisant correctement les outils, les entreprises peuvent créer une plate-forme de collaboration efficace qui permettra à leur équipe de travailler ensemble de manière transparente, de suivre les progrès du projet et d'atteindre leurs objectifs dans les délais impartis.